Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy w zakresie prowadzenia akt osobowych.

Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. okres przechowywania akt zostanie skrócony z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:

• przekazane do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
• raport informacyjny (ZUS RIA).

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowywane będą przez okres 50 lat.

Ponadto pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową również w postaci elektronicznej. Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.